RZF Software | Professional Application Developer

Stock Opname; Pengertian, Tujuan dan Tahap Melakukannya

Oleh: | 20 Desember 2021 - 06:00 WIB
Stock Opname; Pengertian, Tujuan dan Tahap Melakukannya

Mengelola ribuan stok barang memang bukan hal yang mudah, perlu pengawasan yang teliti agar stok persediaan dicatat berdasarkan dengan data yang akurat. Terkadang dalam pengelolaan stok barang gudang sering terjadi selisih stok, atau stok barang yang habis tidak terkontrol.

Mungkin Anda juga pernah berpikir atau bertanya-tanya bagaimana pengelolaan barang di sebuah super market besar? Bagaimana mereka mengetahui barang digudang penyimpanan apakah tersedia atau tidak? Salah satunya adalah dengan melakukan stock opname.

Apa itu stok opname?

Stock opname adalah sebuah rangkaian kegiatan perhitungan persediaan barang yang masih tersimpan di dalam gudang untuk kemudian akan dijual. Biasanya dalam sebuah supermarket atau toko karyawan gudang akan melakukan pengecekan barang secara langsung.

Kegiatan ini akan banyak menyita waktu dan tentunya dalam melakukan stock opname tidak boleh terjadi kesalahan. Karena jika sampai terjadi kesalahan akan mempengaruhi stok barang di gudang persediaan.

Sebagai contoh, ketika pelanggan Anda membeli suatu barang meskipun barang tersebut tersedia dalam catatan pembukuan, tetapi barang tersebut tidak ready di gudang. Hal ini akan memebrikan kekecewaan kepada pelanggan Anda.

Lalu bagaimana caranya melakukan stock opname tanpa melakukan kesalahan? Di zaman modern ini sekarang teknologi bisa memaksimalkan cara kerja manusia. Sehingga saat ini terdapat sistem barcode yang akan membantu para pengusaha untuk memanajemen stok barangnya.

Apa Tujuan Stock Opname?

Terdapat beberapa tujuan dalam melakukan stock opname ini, diantaranya:

  1. Mengetahui Kondisi Barang Secara Nyata

Salah satu tujuan stok opname adalah mengetahui kesesuaian antara barang yang tecatat dalam pembukuan dengan barang yang tesedia secara nyata dalam gudang.

Biasanya tujuan yang satu ini dilakukan oleh karyawan dalam dua kali sehari, pertama saat jam operasional kerja dimulai atau saat awal membuka toko dan kedua saat jam kerja selesai.

  1. Meminimalisir Penyimpangan Barang

Saat melakukan stock opname tentu Anda akan melihat dulu barang apa yang tersedia dalam pembukuan, lalu Anda akan menyesuaikannya dengan stok barang yang ada pada gudang Anda.

Jika menemui kesalahan pada barang Anda bisa langsung memperbaikinya agar saat proses penjualan nanti tidak terjadi kesalahan.

  1. Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang

Tujuan melakukan stock opname pada produk bisnis Anda juga untuk mengetahui setiap barang yang masuk dan keluar secara pasti. Sehingga jika pendataan barang dilakukan dengan pemeriksaan dan perhitungan yang baik maka, data-data dalam gudang juga tecatat sebagai data yang valid.

  1. Sebagai Analisis Stok Barang

Ketika melakukan stok opname bisanya barang yang tersedia datanya akan tercatat di buku pencatatan barang. Nah hal ini dapat menjadi informasi dimasa yang akan datang untuk melakukan evaluasi persediaan barang.

Bagaimana Tahapan Dalam Melakukan Stock Opname?

Untuk melakukan stock opname Anda harus memperhatikan tahapan berikut dalam melakukannya:

Tahapan Awal

Biasanya dalam tahap awal ini dilakukan sebelum aktivitas stock opname dilakukan, tahapan ini berisi komunikasi dengan orang yang terkait dengan pergerakan stok opname, dengan melakukan briefing dengan tim yang bersangkutan dengan melakukan stock opname. Jelaskan secara rinci dan bertahap mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing tim.

  1. Meminta waktu tertentu atau biasanya stock opname ini dilakukan dihari libur, tujuannya agar saat melakukan stok opname tidak ada transaksi masuk dan keluar. Karena untuk mengurangi kesalahan ketika proses perhitungan barang agar tidak terjadi selisih kelebihan atau kekurangan barang.
  2. Berikan intruksi kepada tim gudang untuk mempersiapkan dokumen atau kebutuhan dalam melakukan stock opname, seperti menyiapkan tags atau stiker sebagai penanda pada barang yang sudah dihitung atau bahkan barang yang tidak perlu dihitung.
  3. Mengintruksikan kepada tim gudang untuk menata atau menyusun barang sesuai dengan kode barang atau jenis barang.
  4. Mengintruksikan kepada tim gudang untuk melengkapi barang dengan barcode. Jadi setiap barang yang akan dihitung harus dilengakapi dengan kode barcode, ini akan memudahkan saat proses stock opname nanti.

Tahapan Persiapan

  1. Melakukan briefing ulang sebagai hari H untuk melakukan stock opname.
  2. Mengintruksi tim gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional.
  3. Mengintruksi tim gudang untuk menghentikan pergerakan barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

Tahapan Stok Opname

  1. Melakukan pengecekan terkait barang yang sudah diinput ke program
  2. Setelah semua barang berhasil di input ke program, print hasil input barang dari program sebagai analisis untuk tim accounting.
  3. Lakukan pengecekan stok dengan menggunakan label/stiker untuk menghindari double perhitungan.
  4. Lakukan pengecekan ulang agar tidak terjadi selisih stok.

Kesimpulan

Dalam proses stock opname memang bukan hal yang mudah apalagi stock opname dilakukan dengan cara yang masih manual akan sangat menyita banyak waktu.

Cara termudah untuk melakukan stock opname adalah dengan menggunakan aplikasi kasir, selain untuk menginput barang dengan cepat dan mudah, aplikasi kasir juga membantu Anda untuk mengetahui stok barang, tanpa harus mengeceknya langsung ke gudang persediaan.

Mulai alokasikan produk bisnismu dengan menggunakan apliaksi kasir dari RZF Software, yang didesain khusus untuk membantu para pengusaha menjalankan bisnisnya.

Artikel Lainnya

Beberapa produk yang telah kami kembangkan. Memahami komunikasi sebuah bisnis, ide serta produk dengan strategi untuk pemasaran bisnis Anda berdasarkan pengalaman dari klien kami.