Salah satu tugas HR yang terlihat mudah namun butuh ketelitian yang tinggi adalah mengelola administrasi pegawai. Laporan kehadiran pegawai, hingga pengelolaan cuti para pegawai. Administrasi pegawai berisi mengenai banyak informasi seputar pegawai, atau biasa disebut dengan data pegawai. Data pegawai tidak hanya memuat informasi data diri mereka.
Oleh karena itu, anda sebagai HR harus mengelola data pegawai ini dengan baik. Banyak manfaat yang dapat diambil perusahaan jika tim HR mengelola data pegawai ini dengan baik. Oleh sebab itu, simak daftar alasan data pegawai penting untuk diolah berikut ini:
1. Informasi Pegawai Mudah Ditemukan
Pengelolaan data pegawai yang tersusun rapi, tertib, dan jika perlu ada panduan indeksnya akan mempermudah anda atau manajer divisi lain untuk mengaksesnya. Anda hanya perlu memasukan nomor ID pegawai, informasi yang dibutuhkan akan keluar. Informasi pegawai yang mudah ditemukan juga akan mempermudah anda ketika pimpinan perusahaan butuh laporan terpisah mengenai pegawai tertentu.
2. Memudahkan Perhitungan Gaji
Data pegawai juga meliputi laporan kehadiran mereka juga. Laporan kehadiran yang terkelola dengan baik akan mempermudah anda dalam menghitung gaji. Apalagi jika aplikasi yang digunakan sudah terintegrasi misal dengan RZF Software. Pembuatan slip gaji juga akan lebih mudah disinkronkan.
3. Mudah Membaca Progres Pegawai
Data pegawai yang tersimpan tentu saja mulai dari pegawai masuk pertama kali ke perusahaan hingga pegawai tersebut keluar atau pensiun nantinya. Karena itu, data pegawai yang tersimpan rapi akan memperlihatkan progres mereka selama bekerja di perusahaan anda. Sehingga perusahaan akan lebih mudah melihat potensi mereka.
4. Alat Perencanaan Distribusi Pegawai
Masih ada kaitan nya dengan yang sebelumnya. Dengan melihat progres hasil kinerja pegawai, perusahaan khususnya Anda sebagai HR akan dimudahkan dalam merencanakan dan mengelola distribusi pegawai dalam perusahaan. Bisa jadi seorang pegawai diterima di suatu bagian yang justru tidak membuatnya berkembang. Maka Anda dapat melihat fenomena tersebut dengan mudah jika memiliki data pegawai yang menampilkan capaian mereka selama ini. Perubahan distribusi pegawai memang sedikit menyulitkan pegawai, namun efeknya membuat produktivitas pegawai tersebut meningkat.
5. Kontrol Data Terpusat yang Memudakan Divisi Lain untuk Menggunakannya
Ketika data pegawai terolah dengan baik apalagi sudah terintegrasi dengan aplikasi HR, data tersebut akan terpusat. Sehingga siapapun akan mudah mengaksesnya. Tentu saja data yang sifatnya bukan konsumsi publik tetap dapat dibatasi siapa saja yang dapat mengakses. Mudah mengakses data pegawai juga akan berfungsi sebagai pendukung terwujudnya sinergi antar bagian dalam perusahaan.
6. Memudahkakn Proses Evaluasi Perusahaan
Dalam melakukan evaluasi kinerja perusahaan, Anda harus mengumpulkan data-data terkait pegawai selama satu tahun atau satu periode terakhir. Bahkan periode sebelumnya pun terkadang juga dibutuhkan. Jika Anda mengelola data pegawai dengan baik, Anda tidak akan kesulitan mengumpulkan data dan laporan pegawai yang terdahulu. Sehingga proses evaluasi perusahaan tidak membutuhkan waktu lama hanya karena Anda susah mencari data-data sebelumnya.
Dari poin poin di atas adalah beberapa alasan krusial data pegawai harus dikelola dengan baik. RZF Software mampu menyelesaikan tugas administrasi Anda dengan efektif dan efisien. Termasuk dalam mengelola data pegawai. Kemudahan menyelesaikan laporan bulanan Anda berbanding lurus dengan pengelolaan data pegawai yang baik.