Ketika anda mempunyai sebuah usaha toko, tak jarang anda harus membutuhkan admin. Admin memiliki peran yang cukup besar dalam sebuah usaha. Admin bisa dikatakan sebagai bagian depan dari sebuah usaha, jadi anda harus mengetahui apa saja tugas dari seorang admin dengan baik. Berikut adalah tugas tugas seorang admin toko.
1. Melakukan Rekapitulasi Data
Rekapitulasi adalah rincian data yang sudah diatur sesuai dengan kelompok dan kategorinya, misal data penjualan, pembelian, jadwal pengiriman, dan stok barang yang tersedia sampai sudah habis.
Seorang admin harus merapikan dan menyimpan semua data usaha dengan teratur, sehingga ketika membutuhkan laporan kerja, kamu bisa menemukannya dengan mudah.
2. Melakukan Penjadwalan
Seorang admin toko tidak hanya merapikan arsip, tetapi juga membuat jadwal yang dibutuhkan. Ambil contoh, membuat jadwal belanja bahan kebutuhan toko, mengisi stok yang kosong, merapikan data hasil penjualan, sampai jadwal servis alat penunjang kerja.
Meski tampak sepele, pembuatan jadwal ini sangat penting agar alur pekerjaan terorganisir dengan baik. Pembuatan jadwal juga akan memudahkan kamu dan admin toko dalam melakukan pekerjaan lain sehingga lebih teratur.
3. Mengerjakan Penyimpanan Arsip
Saat berjualan di toko, tentu ada banyak hal yang arsip dan data terkait bisnis Anda. Mulai dari data kecil, seperti alat tulis, sampai besar, misalnya data pelanggan dan pemasukan usaha. Arsip-arsip data tersebut perlu admin rapikan dan simpan di tempat yang tersembunyi, tetapi tetap mudah ditemukan ketika mencarinya.
4. Pendataan Kebutuhan untuk Inventaris
Pendataan untuk inventaris biasanya menjadi tugas admin yang bekerja di sebuah perusahaan. Yang bertugas memastikan peralatan untuk karyawan selalu tersedia. Seperti misalnya, simpanan tinta printer, atau kertas A4 untuk print, atau alat-alat tulis untuk kebutuhan karyawan, dan lain sebagainya.
Sekali pun begitu, untuk toko sembako Anda, admin juga bisa bertugas untuk membuat pencatatan terkait stok barang yang perlu dibeli kembali karena telah habis terjual.
5. Melayani Pertanyaan Konsumen
Tugas admin toko Anda juga termasuk dalam hal ini. Admin toko bertugas untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang dilontarkan oleh pembeli. Seandainya pembeli tidak bisa menemukan produk yang dicari, maka admin toko Anda-lah yang seharusnya membantu si pembeli menemukan barang yang dicari.
6. Memberi Solusi Atas Semua Keluhan Konsumen
Toko sembako yang disukai pasti memiliki admin toko yang ramah dan membantu. Di sinilah tugas admin toko Anda. Admin harus bisa memberikan solusi atas berbagai keluhan yang disampai konsumen.
Admin toko Anda harus memiliki rasa empati yang baik, dan perhatian dengan keluhan konsumen. Juga harus mampu menyelesaikan masalah semacam ini secara mandiri, mengikuti batas aturan yang telah Anda tetapkan.
7. Menerima dan Memproses Pesanan Konsumen
Setelah pelanggan menemukan barang atau jasa yang tepat di usaha Anda, admin toko akan mulai proses transaksi jual beli. Proses jual beli ini bisa dari pelanggan online atau offline yang datang langsung ke toko.
Agar alur transaksi tidak berantakan, admin perlu membuat aturan atau SOP yang jelas tentang transaksi dan pengiriman barang.
8. Melakukan Infut Inventaris Barang Di Toko
Tugas ini memang tidak bisa dilakukan seorang diri, sehingga Anda sebagai pemilih toko perlu membantunya dalam menyelesaikan pendataan. Bila tidak sempat, Anda bisa mempekerjakan admin toko lebih dari satu agar pendataan barang bisa selesai dengan baik.
Dalam hal ini, admin toko perlu memiliki pengetahuan tentang cara memasukkan data dan membuat laporan masuk dan keluar barang setiap hari. Admin toko akan melakukan tugas tersebut setiap hari agar jumlah barang yang keluar dan masuk terdata secara tepat. Perhitungan setiap hari ini juga bermanfaat agar tidak ada selisih harga atau barang, sehingga mengurangi kemungkinan penumpukan masalah di kemudian hari.
9. Menjadi Pengurus Berbagai Keperluan Toko
Pada dasarnya seorang admin tidak memang memiliki tugas yang banyak. Meski pun untuk tugas admin toko tentu jauh lebih ringat dibandingkan admin yang bekerja di sebuah perusahaan. Tapi, admin pun sudah harus memiliki kesadaran. Bahwa tugasnya adalah dimulai dari membuat data penjualan, laporan persediaan barang di toko, menerima tagihan dan melakukan pencatatan, bahkan sampai proses pengelolaan keuangan di meja kasir.
Bagi sebagian orang, tugas admin toko terasa sepele, padahal perannya sangat penting dalam keberlangsungan sebuah usaha. Sebagai pemilik toko, menemukan admin yang cocok memang butuh waktu. Kamu bisa melatihnya terlebih dahulu agar terbiasa dengan rutinitas.
Sumber:
frconsultanindonesia
Mitra Bukalapak